Vous avez souscrit un contrat de gestion locative, mais pour diverses raisons, vous souhaitez changer de prestataire (mandataire) ? Le changement de gestion locative en cours de bail est une procédure délicate, mais tout à fait possible et légale dans certains cas. Ce processus implique plusieurs démarches administratives, juridiques et pratiques que Welfare Gestion va explorer en détail dans cet article. Nous vous guiderons à travers les étapes à suivre, les raisons qui peuvent justifier un tel changement et ce à quoi il faut prêter attention pour éviter les complications.
Rappel sur la relation de gestion locative
Avant de comprendre comment fonctionne le changement de gestion locative, il est important de rappeler en quoi consiste la gestion locative. La gestion locative est une mission qu'un propriétaire confie à une agence immobilière ou à un mandataire. Ce dernier est alors responsable de l’administration du bien immobilier : encaissement des loyers, gestion des travaux, interface avec les locataires, gestion des conflits, etc.
En général, le propriétaire et l’agence ou le mandataire signent un contrat de gestion qui encadre cette relation. Ce contrat mentionne les obligations du gestionnaire et les services qu'il s'engage à fournir, mais il précise également les modalités de résiliation et de changement de prestataire.
Peut-on changer de mandataire ?
Il est tout à fait possible de changer de mandataire en cours de bail. En fait, tout dépend de ce que vous entendez par “bail”. Le bail signé par le locataire n’a rien avoir avec la relation de gestion locative entre le mandant et le mandataire. De ce fait, le contrat de prestation (et non le bail) peut être résilié à son échéance, et le propriétaire peut alors se tourner vers un nouveau mandataire.
Mais quid des personnes souhaitant changer de gestionnaire avant le terme du contrat ? C’est là que ça se corse !
Il n’est possible de changer de mandataire qu’à certaines conditions. Cela va dépendre principalement des clauses de résiliation mentionnées dans le contrat initial de gestion locative. En effet, certains contrats prévoient des périodes d'engagement minimum ou des pénalités en cas de résiliation anticipée. Dans ce cas précis, on vous conseille de tenter de négocier une résiliation à l’amiable avec votre gestionnaire. Si les deux parties sont d’accord, le contrat peut être rompu sans pénalité, même avant son terme.
Moralité de l’histoire : il est donc primordial de bien relire les termes du contrat avant de lancer la procédure.
Pourquoi changer de prestataire en cours de bail ?
Plusieurs raisons peuvent pousser un propriétaire à vouloir changer de prestataire en cours de bail. Voici quelques motifs courants :
- Mauvaise gestion locative
L'agence en charge de la gestion locative ne peut pas remplir ses obligations, que ce soit par manque de professionnalisme, retard dans le versement des loyers, mauvaise gestion des travaux, ou absence de suivi des dossiers. Cela peut créer un climat de méfiance entre le propriétaire et l’agence. - Frais de gestion trop élevés
Si les frais de gestion appliqués par l’agence sont jugés trop importants par rapport à la qualité de service ou s'ils augmentent de manière significative dans le temps, le propriétaire peut chercher une alternative plus économique. Parce que oui, vous pouvez très bien être face à une agence qui augmente ses tarifs d’année en année. On vous rassure, on ne fait pas ça chez Welfare Gestion ! - Conflit avec le mandataire
Des désaccords personnels ou professionnels peuvent survenir entre le propriétaire et l'agence, justifiant alors la recherche d'un autre prestataire. - Changement de situation personnelle
Si le propriétaire décide de gérer lui-même son bien ou si un changement de situation familiale ou professionnelle le pousse à revoir son organisation, il peut décider de mettre fin au contrat de gestion. - Offre de services incomplète
Dans certains cas, l’agence ne propose pas tous les services attendus par le propriétaire, comme la gestion des travaux ou un suivi rigoureux des litiges. Le propriétaire met alors du temps à s'en apercevoir puisqu’il compare sa prestation à celle des ses connaissances. Cela peut pousser ce dernier à rechercher une agence plus complète.
Les 4 étapes pour résilier le contrat de gestion locative
La résiliation du contrat de gestion locative nécessite de suivre une démarche rigoureuse afin de s'assurer que tout est fait dans le respect des obligations contractuelles et légales.
Voici les principales étapes à suivre :
- Relire attentivement le contrat : Le contrat de gestion locative contient les informations essentielles concernant les modalités de résiliation, notamment la durée du préavis, les conditions à respecter et les éventuelles indemnités à verser en cas de résiliation anticipée.
- Envoyer une lettre recommandée : Une fois que vous avez pris votre décision, il est important d'informer l’agence en envoyant une lettre de résiliation en recommandé avec accusé de réception. Cette lettre doit respecter un certain formalisme, que nous détaillerons dans la section suivante.
- Respecter le préavis : Dans la plupart des contrats, un préavis doit être respecté, souvent d’une durée de trois mois. Pendant cette période, l’agence continuera à gérer votre bien jusqu’à ce que le contrat prenne fin.
- Faire un état des lieux de la gestion : Avant de transférer la gestion à une nouvelle agence ou de la reprendre en tant que propriétaire, il est conseillé de demander un compte-rendu détaillé des opérations effectuées par l'ancienne agence (travaux, encaissement des loyers, litiges en cours).
La lettre de changement de gestion locative
La lettre de résiliation est un document important car elle formalise votre volonté de mettre fin à la relation contractuelle avec l'agence. Voici les éléments qu'elle doit contenir :
- Vos coordonnées complètes (nom, adresse, téléphone)
- Les coordonnées de l'agence ou du mandataire
- La référence du contrat de gestion locative
- La date à laquelle vous souhaitez mettre fin au contrat
- Un rappel du respect du préavis si celui-ci est mentionné dans le contrat
Un motif clair de résiliation (même si cela n'est pas obligatoire, il est souvent recommandé de justifier votre décision)
Voici un modèle de lettre de résiliation :
Modèle de lettre de résiliation
Objet : Résiliation du contrat de gestion locative
Madame, Monsieur,
Je vous informe par la présente de ma décision de résilier le contrat de gestion locative n°[Référence du contrat], signé le [Date de signature], pour la gestion de mon bien situé au [Adresse du bien].
Conformément aux termes du contrat, je respecterai un préavis de [Durée du préavis], prenant fin le [Date de fin de contrat].
Je vous prie de bien vouloir me remettre un état détaillé des comptes de gestion ainsi que les dossiers en cours afin d'assurer une bonne transition avec le nouveau gestionnaire.
Je vous remercie de bien vouloir accuser réception de cette lettre et reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Cordialement,
[Votre nom et signature]
Les choses à prendre en compte lors du transfert de gestion
Le changement de gestion locative ne se résume pas à une simple résiliation de contrat. Il implique également la prise en compte de plusieurs aspects pratiques pour assurer une transition fluide vers le nouveau prestataire :
- Transfert des dossiers : Tous les documents relatifs à la gestion locative (bail, quittances de loyer, état des lieux, dossiers de travaux, etc.) doivent être transférés à la nouvelle agence ou récupérés par le propriétaire.
- Gestion des locataires : Il est essentiel d’informer les locataires du changement de gestionnaire. La nouvelle agence ou le propriétaire doit prendre contact avec eux pour établir une nouvelle communication et leur fournir les coordonnées nécessaires en cas de besoin.
- Suivi des paiements : Il est important de vérifier que tous les paiements en cours (loyers, charges, travaux) sont bien régularisés au moment du transfert de gestion afin d’éviter les erreurs de facturation.
- Gestion des travaux en cours : Si des travaux étaient prévus ou en cours au moment du changement de gestion, il est nécessaire de s’assurer que ces dossiers sont bien transférés pour éviter toute interruption.
- Responsabilité juridique : Pendant la période de préavis ou de transition, l’ancienne agence reste responsable de la gestion des conflits ou des litiges en cours. Il est donc important de clarifier avec elle tous les aspects juridiques qui pourraient être problématiques avant la fin de la relation contractuelle.
Changement de gestion locative ; et après ?
Une fois le transfert de gestion réalisé, il est essentiel de mettre en place des processus clairs avec le nouveau gestionnaire ou de s'organiser soi-même si le propriétaire décide de prendre en charge la gestion. Voici quelques points à ne pas négliger :
Le premier point concerne le contrat de gestion locative signé avec le nouveau prestataire. En effet, comme pour le précédent contrat, le propriétaire devra matérialiser la relation de gestion locative en signant un nouveau contrat de gestion locative avec l'agence choisie. Ce contrat devra être examiné attentivement afin d'éviter les erreurs ou les surprises désagréables.
Le second point porte sur la communication avec les locataires. Il est primordial de maintenir une bonne relation avec les locataires, dans le cas d'un transfert de prestation. Une communication claire dès le début du changement de gestion permettra de créer un climat de confiance et de prévenir les problèmes futurs.
Pour finir, il faut impérativement s'atteler à la tâche du suivi des performances en ce qui concerne le nouveau gestionnaire. Pour ce faire, il suffit de bien connaître les points sur lesquels vous attendez un service irréprochable. Vous serez à même de déterminer si ce dernier vous convient plus que l'ancien. Après quelques mois, il peut également être utile de faire un premier bilan d'évaluation des services offerts par le nouveau gestionnaire, afin de s'assurer que tout se passe bien et que la transition a été réussie.
En conclusion, le changement de gestion locative en cours de bail, bien que parfois contraignant, est tout à fait faisable à condition de bien respecter les démarches légales et contractuelles. Que ce soit pour des raisons de mauvaise gestion, de frais trop élevés ou simplement d’un changement de stratégie, il est primordial de suivre chaque étape avec attention pour garantir une transition en douceur et éviter les conflits.